Formalną podstawą regulującą zasady i zakres współpracy instytucji w ramach Sieci Ziem Zachodnich i Północnych jest podpisana 3 marca 2020 r. Umowa Konsorcjum, która zastąpiła zawarte w dniu 24 marca 2017 r. Porozumienie Intencyjne.

UMOWA KONSORCJUM

PN: „SIEĆ ZIEM ZACHODNICH i PÓŁNOCNYCH”

Zawarta w dniu 3 marca 2020 r. w Warszawie pomiędzy:

1. Ośrodkiem „Pamięć i Przyszłość” z siedzibą we Wrocławiu, ul. Grabiszyńska 184, 53-235 Wrocław, reprezentowanym przez Dyrektora Marka Mutora, zwanym dalej Liderem,
2. Instytutem Zachodnim im. Zygmunta Wojciechowskiego z siedzibą w Poznaniu, ul. Mostowa 27a, 61-854 Poznań, reprezentowanym przez Dyrektor Justynę Schulz, zwanym dalej Partnerem,
3. Muzeum Narodowym w Szczecinie z siedzibą w Szczecinie, ul. Wały Chrobrego 3, 70-500 Szczecin, reprezentowanym przez Dyrektora Lecha Karwowskiego, zwanym dalej Partnerem,
4. Instytutem Północnym im. Wojciecha Kętrzyńskiego, z siedzibą w Olsztynie, ul. Partyzantów 87, 10-402 Olsztyn, reprezentowanym przez p.o. Dyrektora Jerzego Kiełbika, zwanym dalej Partnerem,
5. Instytutem Śląskim z siedzibą w Opolu, ul. Piastowska 17, 45-082 Opole, reprezentowanym przez Dyrektora Bartosza Kuświka, zwanym dalej Partnerem,

zwanymi dalej łącznie Partnerami.

W przekonaniu, że:

• wartości historyczne i kulturowe stworzone przez Polaków na ziemiach zachodnich i północnych po okresie wielkich cierpień i zniszczeń II wojny światowej miały ogromne znaczenie w historii Polski, kontynuowały najlepsze tradycje Rzeczypospolitej i wywarły wpływ na przezwyciężenie pojałtańskiego podziału Europy;
• wartości te wciąż mają aktualną moc i znaczenie edukacyjne we współpracy narodów Europy i kształtowaniu sprawiedliwego ładu międzynarodowego;
• powojenna historia ziem zachodnich i północnych to opowieść o ważnych, przełomowych momentach w dziejach Polski i Europy, a także w dziejach sąsiedztwa Polski z innymi narodami, bez której nie sposób zrozumieć współczesnego świata.

1. Przedmiot umowy

1. Partnerzy oświadczają, że zawiązują Konsorcjum pn. „Sieć Ziem Zachodnich i Północnych”, zwane dalej Konsorcjum, aby wspólnie realizować cel polegający na upowszechnianiu wiedzy o powojennej historii Ziem Zachodnich i Północnych.
2. Program Sieci Ziem Zachodnich i Północnych jest realizowany pod auspicjami Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
3. Dla realizacji powyższego celu Partnerzy podejmować będą działania na zasadach określonych niniejszą umową.
4. Partnerzy oświadczają, że cel będzie urzeczywistniany w szczególności poprzez realizację projektów wpisujących się w poniższy katalog podstawowych zadań Konsorcjum:
   1. Realizacja Programu Badawczego,
   2. realizacja cyklicznego programu wystawienniczego, polegającego na organizowanie ekspozycji wystaw przygotowanych w ramach Konsorcjum w różnych częściach kraju jak również za granicą,
   3. organizacja stypendium dla badaczy z zagranicy,
   4. realizacja programu edukacyjnego.
5. Uszczegółowienie realizacji projektów następować będzie w drodze odrębnych umów zawieranych przez Partnerów Konsorcjum w układzie podmiotowym adekwatnym do realizowanego projektu. W ramach zawieranych umów Partnerzy mogą wyznaczyć i określić Partnera wiodącego, tj. spełniającego rolę Lidera dla konkretnego Projektu.

 2. Obowiązki Partnerów

Każdy z Partnerów zobowiązuje się do:

1. aktywnej współpracy w działaniach podejmowanych przez Konsorcjum, zgodnie z przyjętym podziałem zadań,
2. stosowania przyjętego w ramach Konsorcjum systemu przepływu informacji,
3. przedstawiania Zespołowi Koordynacyjnemu, poprzez swojego przedstawiciela w tym Zespole, propozycji projektów do Rocznego Planu Pracy Konsorcjum,
4. w przypadku pełnienia przez Partnera funkcji Lidera dla konkretnego Projektu – składania Radzie Konsorcjum sprawozdań z realizacji Projektu realizowanego w ramach Konsorcjum,
5. dołożenia należytej staranności dla osiągania zamierzonego celu Konsorcjum,
6. podejmowania starań o pozyskanie środków na realizację projektów w ramach Konsorcjum,
7. promowania Konsorcjum i zadań realizowanych w ramach Konsorcjum za pomocą dostępnych Partnerowi środków przekazu.

3. Obowiązki Lidera Konsorcjum

1. Liderem Konsorcjum jest Ośrodek „Pamięć i Przyszłość”
2. Lider Konsorcjum zobowiązany jest do:
   1. reprezentowania Partnerów Konsorcjum wobec Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz innych podmiotów udzielających dotacji oraz innego wsparcia na realizację projektów Konsorcjum,
   2. zapewnianie sprawnego systemu komunikacji między Partnerami,
   3. zapewnianie obsługi administracyjnej Konsorcjum,
   4. gromadzenie, przechowywanie i archiwizacja dokumentacji związanej z realizowanymi przez Konsorcjum projektami,
   5. przedstawianie sprawozdania z realizacji rocznego planu pracy Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

4. Organizacja wewnętrzna Konsorcjum

Partnerzy w ramach organizacji wewnętrznej Konsorcjum powołują:

1. Radę Konsorcjum,
2. Zespół Koordynacyjny,
3. Koordynatora Konsorcjum.

5. Rada Konsorcjum

1. Rada Konsorcjum jest organem decyzyjnym Konsorcjum.
2. Rada Konsorcjum składa się z dyrektorów Partnerów. Stały przedstawiciel Partnera może wyznaczyć zastępcę na posiedzenie Rady, co wymaga poinformowania pozostałych Partnerów. Na posiedzenia Rady zaprasza się zwyczajowo przedstawiciela Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
3. Przewodniczący Rady Konsorcjum jest wybierany przez Radę raz na trzy lata zwykłą większością głosów.
4. Posiedzenia Rady Konsorcjum zwołuje Przewodniczący z własnej inicjatywy, a także z inicjatywy któregokolwiek z pozostałych członków Rady. Termin oraz miejsce posiedzeń Rady ustala Przewodniczący.
5. Rada Konsorcjum dążyć będzie do jednomyślności przy podejmowaniu wszelkich decyzji. W przypadku braku jednomyślności decyzje zapadają zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów, głos Przewodniczącego jest decydujący.
6. Rada Konsorcjum zwoływana jest przynajmniej raz do roku. Obligatoryjne posiedzenie Rady Konsorcjum odbywa się w czwartym kwartale roku kalendarzowego i jest poświęcone zatwierdzeniu Rocznego Planu Pracy na kolejny rok kalendarzowy.
7. Każde posiedzenie Rady dokumentowane jest w formie protokołu. Protokół z posiedzenia Rady jest zatwierdzany na kolejnym posiedzeniu.
8. Rada Konsorcjum może uchwalić regulamin swojego działania.
9. Do obowiązków Rady Konsorcjum należy:
   1. dookreślanie szczegółowych założeń podstawowego katalogu zadań Konsorcjum, o którym mowa w § 1 ust. 3,
   2. wyznaczanie kierunków rozwoju Konsorcjum,
   3. zatwierdzanie Rocznego Planu Pracy Konsorcjum,
   4. inicjowanie realizacji konkretnych projektów określonych w Rocznym Planie Pracy, w szczególności poprzez ustalenie grona Partnerów do realizacji konkretnego projektu i wybór Lidera dla tego projektu,
   5. przyjmowanie od Lidera projektu sprawozdania z jego realizacji oraz ocena tego sprawozdania,
   6. określanie zasad korzystania z identyfikacji wizualnej Konsorcjum dla każdego realizowanego w ramach Konsorcjum projektu.

6. Zespół Koordynacyjny

1. Zespół Koordynacyjny jest organem zajmującym się bieżącym funkcjonowaniem Konsorcjum.
2. W skład Zespołu Koordynacyjnego wchodzą stali przedstawiciele Partnerów Konsorcjum:
   1. ze strony Instytutu Zachodniego – koordynator projektu badawczego SZZiP
   2. ze strony Muzeum Narodowego w Szczecinie – kierownik Centrum Dialogu Przełomy
   3. ze strony Ośrodka Badań Naukowych w Olsztynie – koordynator projektu badawczego SZZiP
   4. ze strony Ośrodka „Pamięć i Przyszłość” – zastępca dyrektora ds. naukowych
   5. ze strony PIN – IŚ – koordynator projektu badawczego SZZiP
   6. Koordynator Konsorcjum.
3. Każdy z członków Zespołu Koordynacyjnego wskazanych w ust. 2 może wyznaczyć swojego zastępcę do udziału w posiedzeniu Zespołu Koordynacyjnego.
4. Posiedzenia Zespołu Koordynacyjnego zwołuje Koordynator Konsorcjum na wniosek któregokolwiek z Partnerów.
5. Decyzje Zespołu Koordynacyjnego podejmowane są w formie uchwał zwykłą większością głosów.
6. Do obowiązków Zespołu Koordynacyjnego należy:
   1. analiza propozycji projektów zgłaszanych przez przedstawicieli Partnerów w Zespole, które miałyby zostać ujęte w Rocznym Planie Pracy Konsorcjum,
   2. opracowywanie projektu Rocznego Planu Pracy i przedstawianie go do zatwierdzenia przez Radę Konsorcjum,
   3. koordynowanie i monitorowanie projektów realizowanych w ramach Konsorcjum,
   4. zapewnianie stałego obiegu informacji pomiędzy Partnerami,
   5. inne zadania zlecone przez Radę Konsorcjum.

7. Koordynator Konsorcjum

1. Koordynatorem Konsorcjum jest osoba zatrudniona przez Lidera Konsorcjum na stanowisku właściwym do spraw koordynacji Sieci Ziem Zachodnich i Północnych.
2. Koordynator Konsorcjum:
   1. realizuje obowiązki przypisane Liderowi Konsorcjum, określone w § 3 pkt 2-4,
   2. koordynuje prace Rady Konsorcjum i Zespołu Koordynacyjnego,
   3. prowadzi stronę internetową Konsorcjum.

 8. Zasady komunikacji i przepływu informacji

1. Lider i Partnerzy zobowiązują się do bieżącego wzajemnego informowania o przebiegu realizacji projektów realizowanych w ramach Konsorcjum, a także o wszystkich kwestiach związanych z funkcjonowaniem Konsorcjum.
2. Partnerzy ustalają, że podstawowym sposobem komunikacji między Partnerami Konsorcjum w sprawach bieżących jest komunikacja elektroniczna.
3. Wiadomość wysłana do Partnera na adres wskazany w ust. 2 uważa się za wiadomość dostarczoną.
4. Zmiana adresu poczty elektronicznej obowiązującego w ramach Konsorcjum nie wymaga zmiany niniejszej umowy, lecz poinformowania wszystkich Partnerów Konsorcjum w formie pisemnej.
5. Koordynator Konsorcjum ma prawo w każdym czasie zwrócić się do Partnera o dostarczenie informacji na temat realizowanego przez niego projektu bądź dokumentów dotyczących projektu.

 9. Identyfikacja wizualna Konsorcjum

1. Partnerzy potwierdzają, że na zamówienie Lidera została opracowana identyfikacja wizualna (logotyp, księga znaku, wzory materiałów promocyjnych) oraz zbudowana strona internetowa pod adresem www.szzip.pl, którą administruje Koordynator Konsorcjum.
2. Każdy z Partnerów zobowiązuje się do stosowania identyfikacji wizualnej Konsorcjum w każdym projekcie realizowanym w ramach Konsorcjum, na zasadach określonych dla danego projektu przez Radę Konsorcjum.
3. Skorzystanie z identyfikacji wizualnej przez Partnera wymaga zawarcia z Liderem umowy licencyjnej adekwatnej do potrzeb realizowanego projektu, w ramach którego identyfikacja wizualna będzie wykorzystywana.

 10. Finansowanie Konsorcjum

1. Lider oraz Partnerzy podejmują starania o pozyskanie środków finansowych na realizację zadań Konsorcjum.
2. Lider zapewnia środki finansowe niezbędne do bieżącego funkcjonowania Konsorcjum, w tym jego obsługi administracyjnej oraz organizacji posiedzeń organów Konsorcjum.
3. Zasady finansowania konkretnych projektów przyjmowanych do realizacji w ramach Rocznego Planu Pracy będą dookreślane w toku prac Zespołu Koordynacyjnego nad opracowywaniem Rocznego Planu Pracy Konsorcjum.

11. Inne postanowienia

1. Każdy z Partnerów zachowuje prawo własności wszelkich dóbr materialnych zakupionych lub wytworzonych przez niego w ramach realizacji Projektu, chyba że co innego wynika z umowy dotyczącej realizacji konkretnego Projektu, o której mowa w § 1 ust. 4.
2. Partner ma prawo do korzystania z efektów wspólnych projektów realizowanych w ramach Konsorcjum, z poszanowaniem wszelkich praw własności intelektualnej, na zasadach określonych w umowie, o której mowa w § 1 ust. 4.
3. Partnerzy zobowiązują się do szczegółowego określania w umowie o której mowa w § 1 ust. 4, podmiotów uprawnionych do efektów realizowanego projektu, zasad rozporządzania i korzystania z tych praw przez Partnerów biorących udział realizacji projektu.

12. Wystąpienie z Konsorcjum. Rozwiązanie Konsorcjum

1. Każdy z Partnerów ma prawo wystąpienia z Konsorcjum w każdym czasie bez podania przyczyn.
2. Wystąpienie wymaga złożenia pisemnego oświadczenia o wystąpieniu z Konsorcjum każdemu z pozostałych Parterów, pod rygorem nieważności. Wystąpienie staje się skuteczne z momentem dojścia oświadczenia do wszystkich Partnerów.
3. Wystąpienie z Konsorcjum nie wpływa na obowiązywanie umowy, której przedmiotem jest realizacja konkretnego projektu, a której stroną jest występujący z Konsorcjum Partner.
4. Rozwiązanie Konsorcjum następuje na skutek złożenia zgodnego oświadczenia woli o rozwiązaniu Konsorcjum przez wszystkich Partnerów.

12. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza umowa została zawarta na czas nieoznaczony.
2. Partnerzy zobowiązują się do polubownego rozwiązywania sporów mogących powstać podczas funkcjonowania Konsorcjum.
3. W sprawach nieuregulowanych umową zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności przepisy kodeksu cywilnego.
4. Zmiana umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że umowa stanowi inaczej.
5. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania.
6. Umowa została sporządzona w 5 jednobrzmiących egzemplarzach, po 1 dla każdego Partnera.